Tipps und Tricks für die Arbeit mit E-Mail-Programmen (vorrangig Outlook)
1 Mehrere E-Mails gemeinsam in einer Textdatei speichern
2 Outlook 2010: Kontakte und Daten in anderen Programmen verwenden
3 Outlook 2007/2010: Die Liste der sicheren Absender ergänzen
4 Outlook: Den AutoVervollständigen-Cache löschen
5 Outlook: Im HTML-Format antworten

 

1Mehrere E-Mails gemeinsam in einer Textdatei speichernnzurück

Outlook bietet die Möglichkeit, den Inhalt einer E-Mail in einer Textdatei zu speichern. Dazu öffnen Sie die Mail und rufen den Befehl „Datei, Speichern“ auf.

Aber man kann nicht nur einzelne E-Mails in einer Textdatei, sondern auch mehrere zusammengehörige E-Mails zusammen in einer einzigen Textdatei speichern. Das ist dann praktisch, wenn Sie mehrere Antworten auf eine E-Mail erhalten haben und diese zusammen in einer Textdatei aufbewahren oder sie zusammen ausdrucken wollen.

Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  • Wählen Sie im Posteingang die gewünschten E-Mails aus: Halten die STRG-Taste gedrückt und klicken Sie die E-Mails an. Die Reihenfolge, in der Sie die Mails anklicken, bestimmt die Reihenfolge, in der die E-Mails in die Datei geschrieben werden.
  • Drücken Sie dann die Taste F12 oder rufen Sie den Befehl „Datei, Speichern“ auf.
  • Geben Sie den Namen und den Speicherort für die Datei ein.

Neben dem Nachrichtentext werden zu jeder E-Mail die Angaben aus den Feldern „Von“, „An“, „Gesendet“ und „Betreff“ in die Textdatei geschrieben. Anhänge und HTML-Formatierung werden nicht mit gespeichert.

2 Outlook 2010: Kontakte und Daten in anderen Programmen verwenden zurück

Wer Kontakte oder Daten in andern Programmen nutzen möchte – etwa eine Adresse in einer Excel-Liste – sucht in Outlook 2010 vergeblich nach der Exportfunktion für Kontakte. Den Export gibt’s noch; allerdings hat Microsoft den Befehl gut versteckt.

So kommt man ran: Um Daten zu exportieren, eine beliebige Ansicht öffnen und dann den Befehl “Datei | Öffnen” aufrufen. Es folgt ein Klick auf das Symbol “Importieren”. Unlogischerweise gibt es hier den Befehl “In eine Datei exportieren”. Diesen Eintrag markieren, mit “Weiter” bestätigen und das Exportformat festlegen, etwa “Microsoft Excel 97-2003″ oder “Kommmagetrennte Werte (Windows)”. Mit “Weiter” fortfahren und in der Liste den Ordner auswählen, der exportiert werden soll – zum Beispiel die “Kontakte”. Nach Klicks auf “Weiter” und “Fertig stellen” startet Outlook den Datenexport

3 Outlook 2007/2010: Die Liste der sicheren Absender ergänzen zurück

Damit wichtige Mails nicht versehentlich im Spamfilter landen, gibt’s bei Outlook “Whitelists” mit sicheren Absendern. Alle Mails von Absendern dieser Liste passieren ungeprüft den Spamfilter. Outlook kann die Weiße Liste sogar automatisch füllen.

Um die Whitelist nicht manuell um Adressen von Freunden und Bekannten erweitern zu müssen, lässt sich Outlook so einstellen, dass alle Empfänger von selbst verfassten E-Mails automatisch in der Liste der sicheren Absender landen. Dazu in Outlook 2007 den Befehl “Extras | Optionen | Einstellungen | Junk-Mail” aufrufen bzw. bei Outlook 2010 in der linken Spalte auf den Ordner “Junk-Mail” klicken, dann mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Junkmail klicken und den Befehl “Junk-E-Mail | Junk-E-Mail-Optionen” aufrufen.

Im folgenden Dialogfenster das Register “Sicherer Absender” öffnen, die Option “Personen, an die ich E-Mails schicke, automatisch der Liste sicherer Absender hinzufügen” aktivieren und die Änderung mit OK bestätigen.

4 Outlook: Den AutoVervollständigen-Cache löschen zurück

Bei der Eingabe von Namen oder E-Mail-Adressen macht Outlook nach Eingabe der ersten Buchstaben bereits Vorschläge für passende Treffer. Darunter sind häufig aber auch Tippfehler oder veraltete Adressen. Wer mit der AutoVervollständigen-Funktion nochmal von vorne beginnen möchte, kann den Cache löschen.

Der AutoVervollständigen-Cache befindet sich in einer versteckten .nk2-Datei. Wird die Datei gelöscht, ist auch der Cachespeicher wieder leer. Um die Datei sichtbar zu machen, zuerst im Explorer den Befehl “Organisieren | Ordner- und Suchoptionen” aufrufen und die Option “Ansicht | Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen” aktivieren.

Dann in den Profilordner wechseln. Bei Windows XP lautet der Pfad

C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzername>\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook

Bei Vista und Windows 7:

C:\Benutzer\<Benutzername>\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook

Vor dem Löschen Outlook schließen. Danach die Datei mit der Kennung .nk2 markieren und löschen. Beim nächsten Start baut Outlook den AutoVervollständigen-Cache von Neuem auf.

5 Outlook: Im HTML-Format antwortenzurück

Beim Antworten fügt Outlook mitunter die Signatur fehlerhaft ein, zum Beispiel ohne Leerzeilen, Abstände oder Formatierungen. Das passiert immer dann, wenn die Antwort im Nur-Text-Format statt im HTML-Format formatiert wird. Der Wechsel zurück zum schöneren HTML-Format ist schnell erledigt.

Outlook verwendet beim Antworten immer das Format der Originalmail. Hat der Absender die Nachricht im Nur-Text-Format abgeschickt, antwortet Outlook ebenfalls im reinen Textformat. Um aus der Nur-Text-Mail wieder eine HTML-Mail inklusive Formatierungen zu machen, im Antwortfenster ins Register “Text formatieren” bzw. ab Outlook 2007 zu “Optionen” wechseln und dann im Abschnitt “Format” die Einstellung “HTML” aktivieren. Jetzt erscheint die Signatur wieder mit der gewohnten Formatierung.